O onboarding é o processo de integração de novos colaboradores em uma empresa, com o objetivo de ajudá-los a se adaptarem ao ambiente de trabalho e desempenharem suas funções de maneira eficaz. Este processo envolve a apresentação da cultura da empresa, treinamento em políticas e procedimentos, introdução às equipes e colegas de trabalho, bem como às áreas de negócio, além de outros aspectos relevantes.

Objetivos do onboarding

• Facilitar a integração dos novos funcionários à cultura, equipe e empresa como um todo.
• Acelerar o tempo necessário para os funcionários se tornarem produtivos.
• Reduzir a probabilidade de rotatividade (turnover) devido à insatisfação ou falta de compreensão do trabalho.
• Melhorar a satisfação dos funcionários e o engajamento.
• Garantir que os funcionários estejam cientes das políticas e procedimentos da empresa, promovendo conformidade e consistência.
• Desenvolver sentimento de pertencimento e senso de valor para os novos colaboradores.

O impacto do onboarding para o sucesso das contratações

O onboarding desempenha um papel fundamental no sucesso das contratações e pode ter um impacto significativo em diversos aspectos da empresa, tais como:

• Retenção de funcionários: quando os novos colaboradores recebem o suporte necessário e têm uma transição suave para a empresa, eles têm mais probabilidade de permanecerem em longo prazo. Isso economiza recursos que, de outra forma, seriam gastos em recrutamento e treinamento de substitutos.
• Produtividade mais rápida: um onboarding bem estruturado permite que os novos funcionários se familiarizem mais rapidamente com suas funções e responsabilidades. Eles podem começar a contribuir para a empresa mais cedo, ajudando a atingir metas e resultados mais rapidamente.
• Integração à cultura da empresa: o onboarding não se limita apenas à introdução das responsabilidades do trabalho, mas também à cultura da empresa, seus valores e normas. Funcionários que passam por um onboarding positivo tendem a se sentir mais engajados e comprometidos com a empresa e sua missão.
• Desenvolvimento de talentos: o processo de onboarding pode identificar talentos e habilidades dos novos funcionários que podem ser desenvolvidos e aproveitados de forma mais eficaz. Isso pode resultar em avanço na carreira e crescimento interno.
• Melhor desempenho a longo prazo: um onboarding eficiente estabelece uma base sólida para o sucesso contínuo dos funcionários na empresa.
• Melhoria da imagem da empresa: um onboarding eficaz pode melhorar a reputação da empresa no mercado de trabalho, tornando-a mais atraente para candidatos em potencial. Isso pode facilitar o recrutamento de talentos de alta qualidade.
• Economia de tempo e recursos: investir em um programa de onboarding estruturado pode economizar tempo e recursos a longo prazo, uma vez que reduz a curva de aprendizado dos novos funcionários e evita problemas que surgem devido à falta de treinamento adequado.

Como o profissional pode contribuir para o onboarding

O profissional que está ingressando em uma empresa desempenha um papel importante no sucesso do processo de onboarding. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o profissional pode contribuir para uma transição mais suave e eficaz.

• Demonstrar disposição e entusiasmo: mostrar energia no primeiro dia e durante todo o processo de onboarding, evidenciando o comprometimento com a empresa e criando uma impressão positiva.
• Estar preparado: chegar ao primeiro dia de trabalho com uma compreensão básica da empresa, do cargo e de suas responsabilidades.
• Fazer perguntas e ser proativo: não ter medo de fazer perguntas e buscar esclarecimentos. Ser proativo ao buscar informações e recursos necessários para a realização do trabalho.
• Ouvir atentamente: estar aberto a ouvir as orientações do mentor, supervisor ou colegas de trabalho. Ouvir com atenção para aprender sobre a cultura da empresa, procedimentos e expectativas.
• Cumprir prazos e metas: mostrar-se comprometido em atender às expectativas do cargo durante o processo de onboarding demonstra responsabilidade.
• Contribuir com ideias: não hesitar em compartilhar ideias e perspectivas. 
• Estar aberto a feedback: estar disposto a receber feedback construtivo e a trabalhar em melhorias. Isso demonstra o desejo de crescimento e adaptação.
• Participar ativamente de eventos e atividades: participar de eventos sociais, reuniões de equipe e atividades de integração. Isso ajuda a criar conexões com colegas e a se sentir parte da equipe.
• Manter atitude positiva: manter uma atitude positiva, mesmo diante de desafios. A atitude pode influenciar a forma como o profissional é percebido pelos colegas e supervisores.
• Aprender continuamente: demonstrar o desejo de aprendizado contínuo e aprimoramento. Mostrar interesse em treinamentos e desenvolvimento profissional.
• Comunicar-se de forma eficaz: estar atento à comunicação interna da empresa e comunicar-se de forma clara com colegas e supervisores.

Dicas para um onboarding bem-sucedido

O processo de onboarding bem-sucedido é fundamental para integrar novos funcionários à organização de forma eficaz e garantir que eles se adaptem rapidamente à cultura da empresa. Aqui estão algumas boas práticas.

• Planeje com antecedência – comece a planejar o processo de onboarding antes do primeiro dia do novo funcionário. Isso inclui a preparação de materiais, equipamentos e espaço de trabalho.
• Crie um programa estruturado – desenvolva um programa de treinamento estruturado que inclua informações sobre a empresa, sua missão, visão e valores, bem como informações práticas, como políticas, benefícios e procedimentos.
• Acolhimento – crie um ambiente acolhedor e amigável para os novos funcionários, apresentando-os à equipe e fornecendo informações úteis sobre a empresa.
• Atribua um mentor ou padrinho – designe um colega de trabalho experiente para servir como mentor ou padrinho do novo funcionário. Isso ajuda o novo membro a se sentir mais confortável e a se adaptar mais rapidamente.
• Personalize o onboarding – adapte o programa de onboarding de acordo com as necessidades e interesses do novo funcionário. Isso pode incluir treinamento específico para o cargo e responsabilidades do indivíduo.
• Apresente a cultura da empresa – ensine ao novo funcionário sobre a cultura da empresa, valores, normas e expectativas. Isso ajuda a criar um senso de pertencimento e alinhamento com a organização.
• Proporcione informações claras – forneça informações claras sobre as responsabilidades do cargo, metas e expectativas de desempenho. Isso ajuda o novo funcionário a entender o que se espera dele.
• Facilite o acesso a recursos – ajude o novo funcionário a acessar ferramentas, sistemas, recursos e contatos necessários para realizar seu trabalho com eficácia.
• Feedback constante – estabeleça um processo de feedback regular para que o novo funcionário possa fazer perguntas, receber orientações e discutir seu progresso. 
• Celebre as conquistas – reconheça as realizações do novo funcionário durante o processo de onboarding. Isso pode incluir pequenas celebrações, como um almoço de boas-vindas, para criar um ambiente positivo.
• Acompanhamento – o processo de onboarding não deve terminar no final do programa. Continue acompanhando o progresso do novo funcionário e esteja disponível para responder a perguntas ou fornecer suporte conforme necessário.
• Avaliação contínua – reavalie e ajuste o processo de onboarding com base no feedback dos novos funcionários para aprimorar a eficácia.
• Tecnologia e automação – use ferramentas e tecnologias que possam facilitar o processo de onboarding, como sistemas de gestão de aprendizado e portais de autoatendimento.

Onboarding de executivos

O processo de onboarding de executivos é uma etapa crítica para garantir que esses líderes de alto nível possam contribuir eficazmente para a organização. Um processo bem executado ajuda a garantir o alinhamento com os objetivos da empresa e a possibilidade de uma liderança eficaz desde o início. Algumas considerações específicas para o onboarding de executivos são:

• Acolhimento pela alta direção: o CEO e outros executivos de alto escalão devem estar envolvidos no processo de onboarding. A alta direção deve receber o novo executivo, compartilhar a visão da empresa e as metas estratégicas, estabelecendo um relacionamento próximo desde o início.
• Compreensão da cultura: os executivos desempenham um papel fundamental na moldagem da cultura organizacional. Portanto, é importante que eles compreendam profundamente a cultura da empresa e sejam capazes de alinhar suas ações e liderança com essa cultura.
• Desenvolvimento de relacionamentos: os executivos precisam desenvolver relacionamentos de trabalho com outros líderes e membros da equipe. Isso inclui a formação de laços fortes com a equipe executiva e a interação com líderes de outros departamentos.
• Imersão na estratégia: é fundamental que os executivos entendam a estratégia da empresa, bem como as metas e os desafios estratégicos. Eles devem estar preparados para contribuir imediatamente para o alcance dessas metas.
• Transição suave: a transição de um executivo de uma organização para outra pode ser complexa. O onboarding deve facilitar essa transição, incluindo o entendimento das diferenças culturais e a adaptação às novas estruturas e processos.
• Estabelecimento de metas e expectativas claras: desde o início, é importante que os objetivos e as expectativas do executivo sejam comunicados de maneira clara. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e estabelece uma base sólida para a avaliação de desempenho.
• Mentoria e suporte: a nomeação de um mentor ou coach experiente pode ser valiosa para o novo executivo. Isso proporciona um recurso de suporte e orientação durante os primeiros meses de integração.
• Avaliação contínua: o processo de onboarding de um executivo não deve ser uma atividade única. É importante realizar avaliações regulares e fornecer feedback construtivo ao executivo para garantir que ele esteja atingindo suas metas e se ajustando bem à empresa.
• Atenção ao desenvolvimento de liderança: o onboarding de executivos também deve incluir oportunidades de desenvolvimento de liderança para garantir que eles estejam constantemente aprimorando suas habilidades e conhecimentos.

Empresas de referência em programas de onboarding

Várias empresas são reconhecidas como referências no desenvolvimento de programas eficazes de onboarding. Essas empresas geralmente demonstram um compromisso com a integração bem-sucedida de novos funcionários, o que resulta em maior satisfação, produtividade e retenção. Alguns exemplos notáveis incluem:

• Google – é amplamente conhecido por seu abrangente programa de integração chamado “Noogler Orientation”. Novos funcionários passam por uma série de atividades, desde a introdução à cultura da empresa até treinamento técnico e orientação sobre projetos.
• Netflix – é conhecida por sua ênfase na cultura organizacional e no desenvolvimento de equipes de alto desempenho. Seu programa de onboarding é projetado para ajudar os novos funcionários a entenderem os valores da empresa e a contribuírem de maneira significativa desde o início.
• Facebook – Meta Platforms – oferece uma ampla variedade de atividades de onboarding, incluindo orientações sobre a cultura da empresa, treinamento técnico e introdução às equipes. Também promove um ambiente de aprendizado contínuo.
• Microsoft – implementa um programa de onboarding detalhado que inclui treinamento técnico, introdução à cultura organizacional e mentoria para ajudar os novos funcionários a se ajustarem à empresa.
• Airbnb – tem uma abordagem única para o onboarding, com um foco significativo na cultura e na missão da empresa. Os novos funcionários são encorajados a compartilhar suas próprias histórias e experiências durante o processo de integração.
• Salesforce – uma das principais empresas de software, dedica tempo para treinamento e desenvolvimento personalizado para seus novos funcionários, garantindo que estejam bem equipados para ter sucesso em suas funções.
• Atlassian – oferece um programa de integração que inclui treinamento em sua cultura, produtos e sistemas. Enfatizam a importância de criar conexões com colegas e líderes.
• HubSpot – oferece uma experiência de onboarding altamente personalizada e orientada para a cultura, incentivando os novos funcionários a explorar seu ambiente de GSD – Get Stuff Done.

Ferramentas e tecnologia no Onboarding

O uso de ferramentas e tecnologia desempenha um papel importante no processo de onboarding, ajudando as empresas a tornar o processo mais eficiente, eficaz e agradável para os novos funcionários. Aqui estão algumas ferramentas e tecnologias comuns usadas no onboarding.

• Sistemas de gestão de aprendizado – os LMS são plataformas que permitem criar, entregar e gerenciar cursos e treinamentos online. Eles são frequentemente usados para fornecer treinamento em políticas e procedimentos da empresa, bem como para acompanhar o progresso do treinamento dos novos funcionários.
• Portais de autoatendimento – muitas empresas oferecem portais de autoatendimento onde os novos funcionários podem acessar informações, documentos e recursos relacionados ao onboarding. Isso pode incluir manuais, formulários, vídeos e recursos interativos.
• Software de gestão de documentos – facilita o armazenamento, compartilhamento e acesso a documentos importantes, como contratos de trabalho, formulários de benefícios e políticas da empresa.
• Aplicativos móveis – podem ser usados para fornecer informações sobre a empresa, permitir que os novos funcionários acessem treinamento e políticas, ou até mesmo para criar um diretório interno de colegas de trabalho.
• Plataformas de comunicação e colaboração – ferramentas como Slack, Microsoft Teams e outras podem ser usadas para facilitar a comunicação e a colaboração entre os novos funcionários e suas equipes, mesmo que estejam trabalhando remotamente.
• Vídeoconferência e webinars – as reuniões de integração e treinamento podem ser realizadas por meio de videoconferência e webinars, permitindo que os novos funcionários participem de forma remota e interativa.
• Avaliação de desempenho e feedback – plataformas de feedback e avaliação podem ser usadas para coletar feedback dos novos funcionários e avaliar a eficácia do processo de onboarding.
• Gamificação – pode ser incorporada ao Onboarding para torná-lo mais envolvente e interativo. Pode incluir a criação de jogos ou desafios relacionados ao aprendizado e à cultura da empresa.
• Redes sociais interna – permite que os novos funcionários se conectem com colegas de trabalho, participem de grupos de interesse e compartilhem informações relevantes.
• Chatbots e inteligência artificial: assistentes virtuais podem ser usados para responder a perguntas comuns dos novos funcionários e fornecer suporte instantâneo durante o processo de onboarding.

O processo de onboarding é uma via de mão dupla, e cabe à empresa criar um ambiente acolhedor e informativo para o novo funcionário. No entanto, ao demonstrar proatividade, vontade de aprender e atitude positiva, o profissional poderá contribuir significativamente para seu próprio sucesso durante o onboarding e no início de sua jornada na empresa.